Efektyvus procesų valdymas ir veiklos sąnaudų optimizavimas yra didelis iššūkis šiuolaikiniam verslui. Konkurencinėje kovoje didžiosios kompanijos laimėdavo naudodamos įvairius išteklių valdymo sprendimus, kurie smulkiam ir vidutiniam verslui buvo sunkiai prieinami dėl investicijų poreikio. Šiandien situacija yra visiškai kitokia: projektų valdymo sistemos tapo universalios ir lengvai prieinamos net mažoms įmonėms. Jų privalumai – galimybė efektyviai valdyti procesus, optimizuoti išteklių panaudojimą ir sumažinti veiklos sąnaudas – yra sėkmingo verslo prielaida.

Projektų valdymo sistemų universalumas

Kartais projektinė veikla suvokiama per siaurai – iš tikrųjų daugelyje verslo sričių susidaro tam tikri ciklai, kuriuos galima skirstyti į projektus. Paprasčiau tariant, projektas yra tam tikras tikslas, kurį verslas turi per pasiekti per tam tikrą laiką ir panaudodamas turimus išteklius. Taigi, projektai nuolat vyksta statybų, prekybos, paslaugų ir gamybos sektoriuose. Projektų valdymo sistema įgalina verslą valdyti procesus priimant pagrįstus ir savalaikius sprendimus, planuoti ir nuosekliai laikytis numatyto plano bet kurio projekto etapo metu.

Pagrindinės projektų valdymo sistemos funkcijos yra susijusios su procesų integracija. Klientų ir dokumentų valdymas, personalo ir išteklių kontrolė, finansų valdymas ir kitos funkcijos leidžia sistemą naudoti universaliai. Skirtingos trukmės, apimties ir masto projektai gali būti sėkmingai kontroliuojami ir dar daugiau – sumanus planavimas leidžia optimaliai panaudoti turimas galimybes ir per trumpiausią laikotarpį pasiekti geriausių rezultatų.

Pasirinkimas ar būtinybė?

Projektų valdymo sistema, palyginti su klasikiniais projektų valdymo metodais, yra efektyvesnė. Viena svarbiausių tai lemiančių prielaidų – procesų automatizavimas, duomenų prieinamumas ir klaidų rizikos minimalizavimas. Visi žinome, kaip brangiai gali kainuoti „žmogiškosios“ klaidos ar nesusipratimai: naudojantis projektų valdymo sistema galima tiksliai suplanuoti kiekvieno darbuotojo funkcijas, numatyti reikalingos įrangos, patalpų ir kitų išteklių panaudojimą, finansinius srautus.

Greitai besikeičianti situacija rinkoje ir vis auganti pasiūla verčia verslą reaguoti itin greitai. Tradiciniai metodai šioje srityje negali varžytis su sistema: įsivaizduokite, kiek laiko reikėtų vargti ruošiant ataskaitas ir apdorojant statistinius duomenis, o projektų valdymo sistemoje duomenys renkami automatiškai, tad pakanka pasirinkti norimus rodiklius. Pagrįstų sprendimų priėmimo terminas yra trumpas, tad galima greitai reaguoti į bet kokius pasikeitimus – verslui tai užtikrina konkurencingumą ir lankstumą, galimybę kuo geriau pasinaudoti kiekviena rinkoje susidariusia situacija.

Projektų valdymo sistemas procesų kontrolei šiandien renkasi vis daugiau įmonių. Tai pamažu tampa būtinybe, sudarančia prielaidas sėkmingai veiklai. Nuolat besikeičianti politinė situacija pasaulyje, ekonomikos svyravimai ir kiti veiksniai verčia veikti greitai kintančioje aplinkoje, tad laiko klysti nebelieka, o tinkamų sprendimų priėmimas tampa aukso vertės.