Šiuolaikiniame versle greitis ir patogiai valdomos duomenų bazės yra veiklos efektyvumui būtina prielaida. Pardavimų valdymo sistemos užtikrina ryšį tarp kliento ir vadybininko, o kartu leidžia visai pardavimų skyriaus komandai veikti sklandžiai ir vieningai. Tai tarsi vieno pardavėjo santykis su vienu klientu, kuriame net abu šiuos dėmenis padauginus daugybę kartų bendradarbiavimo kokybė išlieka tokia pati aukšta, kaip ir individualaus santykio atveju.

Pardavimų valdymo sistemos dažnai pirmiausiai siejamos su kontrolės funkcija. Jose kaupiami duomenys, matomas progresas, fiksuojama procesų būklė – visa tai iš tikrųjų yra svarbiu kontrolės įrankiu. Organizacijos vidinėje struktūroje kiekvienas darbuotojas turi jam priskirtas funkcijas, tad aukščiausio lygio vadovai ir žemiausios grandies darbuotojai dažnai nėra saistomi tiesioginio pavaldumo santykiais. Taip susidaro atotrūkis, kuris kartais iškreipia realią situaciją nepagrįstomis prognozėmis ar šališku vertinimu. Pardavimų valdymo sistema leidžia visiems vadovams stebėti visų padalinio darbuotojų funkcijas ir rezultatus, taip užtikrinamas pagrįstų sprendimų priėmimas. Tai itin svarbu išlaikant ryšį kelių lygių organizacinėje struktūroje.

Kontrolės funkcija pardavimų valdymo sistemoje svarbi vadovams, o su pardavimais dirbantys darbuotojai vertina kitus funkcionalumus. Sistema leidžia patogiai archyvuoti darbui svarbius duomenis ir kontaktus, žymėti pastabas ir derinti savo veiksmus su kolegomis. Vienas svarbiausių pardavimų valdymo sistemos privalumų yra procesų automatizavimas, dažnai siejamas su tam tikrų dokumentų parengimu arba informacijos kaita. Tai leidžia optimizuoti darbo laiką, tad yra naudinga tiek pavieniam darbuotojui, tiek visai organizacijai.

Pardavimų valdymo sistemos funkcijos suteikia tiek kolektyvinę, tiek individualią naudą:

  • Efektyvus bendradarbiavimas su kolegomis ir greita informacijos kaita: išvengiama funkcijų dubliavimo, pakeitimai matomi realiuoju laiku, su viena klientų duomenų baze sklandžiai gali dirbti visa pardavimų komanda;
  • Automatizuoti procesai leidžia optimizuoti darbą: standartiniai dokumentai ir pasiūlymai yra paruošiami greitai, informacija galima dalintis su vidiniais ir išoriniais vartotojais, priskyrimai įgalina greitą sprendimų įgyvendinimo procesą;
  • Nuolat pildoma duomenų bazė: duomenų kaupimas apie klientus leidžia visada skirti jiems pakankamai dėmesio, žinoti situacijos pasikeitimus, palaikyti glaudų ryšį ir efektyviai spręsti problemines situacijas;
  • Ataskaitos užtikrina efektyvią kontrolę: greitai atskleidžiamos probleminės sritys, galima taikyti įvairias motyvacines sistemas, skatinti darbuotojus.

Pardavimai savo esme yra sudėtinis procesas, dažnai reikalaujantis nestandartinių sprendimų. Dėl šios priežasties efektyviai valdyti procesą be pardavimų valdymo sistemos yra gana sudėtinga, pardavėjams kyla poreikis įsiminti daugybę informacijos ir sumaniai ja manipuliuoti planuojant savo veiksmus. Sistema pardavimams valdyti – pirmoji pagalba pardavėjams, siekiant užtikrinti geresnius veiklos rezultatus.